El calendario que Google pone tanto en nuestro móvil como a través de la web, es una herramienta con potencial para organizar nuestro día a día. Sin embargo, como cualquier otra agenda que se precie, depende de nosotros que se convierta en un caos o por el contrario sea fácil de manejar.
Hay dos aspectos que consiguen lo primero y que apenas requieren esfuerzo, para así aprovechar las capacidades de Google Calendar al máximo. Te explicamos cómo aplicarlos para conseguir un calendario fácil de consultar a simple vista: puedes hacerlo desde cualquiera de sus versiones.
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Codificación por colores para un etiquetado eficiente
Google Calendar posee una habilidad que no siempre aprovechamos: es posible asignar un color a cada entrada del calendario. La opción está algo escondida, puesto que requiere deslizar la pantalla hasta abajo del todo para verla. Cuando estés en la página de creación de eventos (también funciona al añadir cumpleaños), aparecerá una opción al final de la lista: «Color predeterminado».
Tocando encima, se desplegarán opciones con las que cambiar el color que tendrá el evento una vez añadido a nuestro calendario. Es un paso muy simple pero efectivo: de un vistazo, podrás saber a qué ámbito pertenecen tus quehaceres. La lista de colores seleccionables no es demasiado amplia, pero sí lo suficiente para no tener una amalgama de eventos sin orden en el calendario.
El rojo, es un fijo para eventos prioritarios, el azul puede ser un buen indicativo para reuniones, aunque en esencia, lo mejor será personalizarlo a tu gusto. Así, a largo plazo será muy fácil identificar rápidamente qué nos espera cada día.
Elegir entre tarea o evento, una decisión esencial
En Google Calendar, se distingue entre dos tipos de entradas: tareas y eventos. Las primeras son más sencillas y con menos opciones, orientadas como su propio nombre indica, a una tarea que finalizaremos pronto. Los eventos, por su parte, permiten una mayor profundidad y se antojan ideales para compartir con nuestros contactos.
Mientras que los eventos permiten una mayor profundidad, es mejor encomendar las tareas para cosas más sencillas ¿Necesitas cumplir una acción recurrentemente? Recomendamos optar por las tareas: sobre todo porque en sus notificaciones que llegan al móvil, poseen un sencillo botón con el que marcarlas como hechas. En cambio, la mayor versatilidad de los eventos, permite incluso establecer un recordatorio previo, para así no olvidarlo. Y por supuesto, estos últimos habilitan una función no tan conocida: adjuntar un archivo de Drive.
Esta acción es de gran utilidad si el evento es compartido con amigos, familiares o compañeros de trabajo, por ejemplo agregando un archivo con información necesaria. Considera este paso antes de añadir una nueva entrada a tu Google Calendar.
Son dos sencillos pasos que conviene tener en cuenta antes de empezar a llenar el calendario de eventos y tareas. Ambas decisiones te ayudarán a mantener el orden, y sobre todo, a maximizar la productividad que permite esta app y servicio de Google.
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